Централизованное управление печатью. Контроль и управление печатью. Где и почему используется

Предлагаем познакомиться с разработанной нашей компанией системой управления печатью для офисов.

Наша система позволяет: Для рядовых пользователей работа системы выглядит следующим образом:

Отправив документы на печать, сотрудник подходит к любому свободному принтеру, прикладывает к стоящему рядом терминалу именную карточку и получает на экране список отправленных документов. Дальше он может решить, что печать сейчас, что отложить на потом, а что уже не нуждается в печати.

Терминалы и ПО для сервера предоставляем мы. Карточки тоже. Если в офисе уже используются какие-то карты или брелки для идентификации – можно использовать их и здесь. Никакого специального ПО устанавливать на компьютеры пользователей не требуется. Для запуска системы нужно только чтобы ваши принтеры имели сетевой интерфейс, а в офисе работал Wi-Fi.

Фактически, во многом "АБИУС Принт" является продвинутым, значительно более дешевым во внедрении и простым в поддержке российским аналогом иностранных Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Если вам интересны подробности работы нашей системы, посмотрите

FollowMe — комплексное решение для обеспечения контроля доступа и управления процессами печати, копирования, сканирования и отправки электронной почты, факсов и централизованного учета, аудита этих процессов.

Решение ориентировано на обеспечение безопасности печати и учёт работ, выполняемых пользователями. В зависимости от конфигурации, система также может отслеживать и управлять количеством напечатанных и скопированных документов. Адресат задания может напечатать его на том принтере (с установленным FollowMe), какой ему удобней в данный момент. Печать будет следовать за ним. Решение построено на базе терминалов доступа, бесконтактных карт и программного обеспечения FollowMe Q-Server на архитектуре клиент-сервер.

MyQ — решение для управления системой печати, которое обеспечивает сокращение затрат на обслуживание инфраструктуры печати, оптимизацию парка печатающего оборудования, даёт подробную отчетность о затратах с автоматической отправкой на e-mail, экономит рабочее время сотрудников, обеспечивает конфиденциальность при печати, предотвращает использования принтеров не по назначению.

Решение MyQ совместимо с любыми инфраструктурами, состоящими из различных устройств печати от разных производителей. Поддерживает множество технологий идентификации пользователя: контактные и бесконтактные карты, карты с чипами и пин-коды, при легкой замене одного стандарта на другой.

KYOCERA Net Manager 5 — решение для обеспечения безопасности и управления печатью, предоставляющее широчайший спектр возможностей для управления и мониторинга печати.

Возможности и особенности программы включают: отправка на печать один раз и печать на любом устройстве сети, реализация безопасной печати, авторизация на устройствах карточкой или по PIN-коду, сбор статистики и генерация отчетов, возможность ограничения цветной печати для определенных групп пользователей, для определённых приложений.

PaperCut — решение для контроля за печатью документов, позволяющее выделять квоты и вести отчётность.

PaperCut известен своей комбинацией мощных возможностей и простотой использования. PaperCut сопровождает процессы печати, обеспечивая настройку квот на печать, анализ стоимости печати и её снижение.

SiteAudit — программное решение, которое определяет, уменьшает и полностью управляет затратами на расходные материалы для принтеров и МФУ на протяжении всего их жизненного цикла.

SiteAudit может обнаружить все принтеры, как непосредственно подсоединённые к компьютерам, так и сетевые, и имеет возможность отслеживать расходы. SiteAudit ведет к снижению затрат принтеров, собирая до 500 различных параметров и анализируя их при помощи мощных статистических алгоритмов. Пользователи полагаются на возможности SiteAudit по сбору и анализу данных, чтобы избежать лишних закупок и снизить затраты на гарантийное и сервисное обслуживание аппаратов и их администрирование.

SafeQ — серверное программное обеспечение, обеспечивающее удобный и безопасный метод идентификации пользователей с помощью магнитных карт и/или ввода PIN на терминале доступа.

SafeQ обеспечивает продвинутые функции защищенной печати (Secure Print), что позволяет пользователю получить отправленную на печать работу на любом офисном МФУ, подключенному к системе SafeQ (функционал Follow-me). Сервер SafeQ контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика. Выполненные работы записываются на счет конкретного пользователя, группы, проекта. Мониторинг загруженности аппаратов используется для оптимизации печатной среды. Удобная функция защищенной печати – одно из преимуществ SafeQ. Данное программное обеспечение обеспечивает тотальный контроль за всеми печатными документами в офисе.

HP Access Control — решение по управлению доступом к печати, позволяющее эффективно отслеживать и контролировать затраты на печать и обработку изображений, а также осуществлять сбор данных на уровне отдельных устройств и пользователей.

Внедрение решения позволяет добиться более ответственного поведения сотрудников, снизить затраты и исключить печать ненужных документов. Пользователь может воспользоваться функциями аутентификации (проверки прав доступа), авторизации печати, учёта заданий, отправляемых на печать, ведения контрольных журналов, прописывания политик безопасности.

Xerox PrintSafe — базовое, недорогое решение для безопасной печати, которое может интегрироваться со считывателями карт третьих поставщиков и совместимо с большинством печатающих устройств различных производителей.

Основные функции продукта: безопасная печать по картам и/или PIN-коду, функция «Pull print» («Печатаю, где хочу»). Основная задача PrintSafe – удовлетворение потребностей заказчиков, заинтересованных в безопасной печати, для которых продвинутые возможности по настройке правил и политик печати, учету и отчетности, управлению сканированием и мобильной печатью являются второстепенными.

bEST Guard — приложение, обеспечивающее защиту конфиденциальной информации компании путём сохранения копий документов и журналов операций во внешней базе данных.

Эта программа, позволяющая предотвращать или выявлять утечки информации, - лучшее решение для компаний и их подразделений, в работе которых конфиденциальность данных играет важную роль.

Возможности:

Запись всех действий, реализуемых на МФУ
Копии всех страниц любой операции сканирования, печати, копирования или факса отправляются в формате PDF во внешний источник хранения данных, включая дополнительную информацию о пользователе, времени и статусе задания
Возможность просмотра журнала действий администраторами в любое время
Простая установка на сервере, работающем под управлением ОС Windows

Преимущества:

Поддержка отдела ИТ в реализации безопасной корпоративной среды
Прозрачная система отслеживания обрабатываемых заданий при использовании сетевых МФУ
Поддержка реализации превентивных мер безопасности
Соответствие высочайшим стандартам безопасности

В организациях используется множество различных печатающих устройств и зачастую руководители компании не владеют точной информацией, какое количество устройств используется в компании, каковы объемы печати, затраты на расходные материалы и во сколько обходится обслуживание оборудования. Следствием этого являются неконтролируемые расходы на печать, сложности с поддержкой оборудования, отсутствие безопасной печати и нарушения основных бизнес-процессов. Для устранения существующих проблем используется система управления печатью.

Наша компания предлагает решение для интегрированной печати и управления сканированием uniFLOW.

uniFLOW представляет собой открытую модульную, единую платформу для управления процессами печати, копирования и сканирования, выполняемыми внутри организации с различных устройств.

Отслеживание затрат.

Система управления печатью имеет встроенную систему отчетности по общим расходам на печать, копирование и сканирование. Так можно точно узнать, сколько тратится, на уровне каждого пользователя, отдела или проекта и как возместить издержки или сэкономить.

Контроль печати документов. Безопасная печать, сканирование, копирование.

uniFLOW предоставляет пользователям возможность отправлять конфиденциальные документы на любой сетевой принтер и распечатывать их только тогда, когда пользователи находятся у принтера и сразу забирают отпечатанные копии. Это может быть принтер на другом этаже, в другом здании или городе. Благодаря данному решению можно быть уверенным, что документы, отправленные на печать, останутся в безопасности и не попадут в чужие руки.

Использование данной функции позволяет реализовать функцию печати на любом из подключенных к системе устройств только после авторизации пользователя. Для получения доступа к использованию устройства пользователи могут идентифицировать себя с помощью PIN-кода, имени пользователя и пароля, а также с помощью различных бесконтактных карт и отпечатка пальца. Пользовательские учетные записи синхронизуются по протоколу LDAP c Active Directory. Система позволяет регистрировать, захватывать и архивировать все операции по печати, копированию, сканированию и факсимильной связи на МФУ. Все захваченные с устройства изображения могут быть отправлены системой uniFLOW на сервер распознавания. При распознавании, система анализирует содержимое и осуществляет поиск по ключевым словам и уведомляет специалиста по безопасности, в случае обнаружения одного или комбинации из них. Библиотека ключевых слов составляется вручную администраторами.

Помимо обеспечения безопасности печати на сетевых устройствах появляется возможность избежать нецелесообразных расходов на печать. Например, большое количество напечатанных страниц не забирается пользователями с печатных устройств или отправляется на печать ошибочно и выбрасывается из лотков принтера.

Интеллектуальная маршрутизация.

ИТ-отделы организаций затрачивают довольно много времени на планирование инфраструктуры печати для пользователей. Различные устройства вывода приобретаются для различных потребностей отделов и размещаются в наиболее удобном месте. К сожалению, все эти усилия напрасны из-за несознательности пользователей, которые вне зависимости от объёма задания или требований к обработке печатают его на ближайшем устройстве. Если ближайший принтер предназначен для цветной печати, то каждое задание, отправляемое на этот принтер, будет печататься в цветном режиме, даже если такой необходимости нет – как, например, при распечатке электронного письма.

Система управления печатью позволяет администраторам установить контроль за инфраструктурой печати за счёт применения «правил» к заданию до начала его печати. Если задание соответствует правилу, оно автоматически направляется на подходящее устройство для выполнения или удаляется. Задания, соответствующие критериям переадресации, могут направляться руководителю для одобрения. Правила могут включать количество отпечатанных цветных страниц, число страниц в документе или его общую стоимость. Это позволяет избежать очередей заданий на настольных принтерах, вызванных печатью крупных заданий, а также обеспечивает экономичность благодаря центральному управлению объемами печати.

Цели создания

Минимизация рисков утечки и потери данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
Оптимизация расходов на печать и обеспечение эффективного использования оборудования.
Управление процессами печати и оптимизация документооборота.

Задачи, которые решает система

Безопасный вывод документов на печать и контроль копирования.
Безопасное хранение и обработка всех документов, отправленных на печать.
Централизованное администрирование системы и управление политиками печати.
Мониторинг информационных потоков и получение подробной статистики о пользователях и устройствах.

Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет процессы обеспечения информационной безопасности внутри организации. Как правило, подразделения информационных технологий и безопасности почти не контролируют важную информацию в процессе и после завершения печати. Ошибки маршрутизации или потери документов при печати могут негативно повлиять на безопасность конфиденциальных данных даже при наличии внедрённых средств защиты информации на различных уровнях корпоративной сети. Очень важно, чтобы распечатку документа получил именно сотрудник, отправивший задание на печать, а не кто-то другой.

Печатные копии документов являются наиболее простым и удобным способом получения персональных данных (ПДн) для нарушителя. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch за 2013 год, основным каналом утечек ПДн уже не первый год остается бумажная документация.

Компания ЭЛВИС-ПЛЮС предлагает эффективное решение проблемы контроля и управления печатью. Предлагаемая система создается на основе продуктов производителей — лидеров в сегменте средств контроля и управления печатью — Ysoft , Ringdale и АРТИ .

Предлагаемые решения по выполняемым функциям можно условно разделить на 3 группы:

система контроля копирования CopySafe (АРТИ);
система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ);
системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).

Система контроля копирования CopySafe (АРТИ)

Система CopySafe предназначена для контроля доступа и получения информации о сеансах копирования документов. CopySafe позволяет получать образ копируемого документа и статистическую информацию о сеансе работы с устройством копирования.

Система представляет собой программно-аппаратный комплекс. Аппаратная часть включает устройство съема информации, встраиваемое в копировальный аппарат или МФУ и систему идентификации пользователя с помощью бесконтактной магнитной карты. Для неавторизованных пользователей функция копирования становится недоступной. При копировании документа параллельно со считыванием оригинала его цифровой отпечаток отправляется в архив (базу данных) и/или специалисту по безопасности, в зависимости от принятых в организации политик.

Ключевые функции CopySafe:

Управление доступом к функции копирования документов;
Формирование архива образов скопированных документов;
Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований и актуализации перечня конфиденциальной информации.

Система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ)

Программное решение Принт-Контроль Про содержит набор инструментов по управлению, контролю и обеспечению безопасности печатного документооборота. Решение призвано минимизировать риски утечки информации в процессе её распечатки и оптимизировать расходы на содержание офисной техники.

Ключевые функции:

Сбор статистики с локальных и сетевых устройств печати.
Формирование архива образов отправленных на печать документов.
Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований.
Контекстный анализ содержимого печатаемого документа на наличие конфиденциальной информации.
Оповещение службы безопасности о печати документа, содержащего конфиденциальную информацию, лицом, не имеющим прав на печать такой информации.

Системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing и SafeQ — комплексные программно-аппаратные решения по управлению выводом документов на печать. Решения работают с печатающими устройствами любых производителей, а также имеют варианты исполнения в виде терминалов — МФУ со встроенным ПО и средствами аутентификации.